Vuokraustoiminnan tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE tilanvuokraajatiedot

 

Rekisterinpitäjä               Kognitiivisen psykoterapian keskus Luote Oy

                                           Erottajankatu 1-3 2. krs, 00130 Helsinki

                                           0503631213

                                           luote@luote.fi

 

Yhteyshenkilö                   toimitusjohtaja Susan Laitala

 

Rekisterin nimi                 Luote Oy:n tilavuokraajarekisteri ja huonevarausjärjestelmä

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

Henkilötietoja käsitellään tilavuokrauksen vaatimien toimenpiteiden mahdollistamiseksi tilavuokraajan antamien tietojen perusteella. Tietoja tarvitaan tilojen käytön järjestämisen ja vuokranmaksun toteuttamiseksi sekä yhteydenpidon toteuttamiseksi vuokralaisiin ja vuokralaisten kesken.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen edellä kuvattujen toimien mahdollistamiseksi.

 

Rekisterin tietosisältö      Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia Luote Oy:ltä tiloja vuokranneiden tietoja:

-nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite

 

Säännönmukaiset tietolähteet

 

Edellä mainitussa rekisterissä olevien itse ilmoittamat tiedot sopimusten teon tai varauksen yhteydessä.

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

 

Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä sekä Luote Oy:n toimintaa toteuttaville, ylläpitäville ja kehittäville alihankkijoille, huonevarausjärjestelmän sisällä ja tilitoimistolle. Tietoja käsittelevät vain toimintojen toteuttamisen kannalta tarvittavat nimetyt tahot ja henkilöt. Rekisterinpitäjä ja alihankkijat ovat sopimuksin sitoutuneet toimimaan tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

Sähköpostiyhteystieto ja puhelinnumero jaetaan muille vuokralaisille, vuokralaisten välisen yhteydenpidon mahdollistamiseksi.

 

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

 

Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

 

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

 

                                           Manuaalinen aineisto

 

Mahdollisesti kertyvä manuaalinen aineisto säilytetään erikseen tätä tarkoitusta varten olemassa olevassa lukollisessa arkistossa. Tietoja käsitellään pääosin sähköiesti. Tilojen varaustiedot (nimi/huone) ovat tilojen käyttäjien nähtävillä terapiatilojen ilmoitustaululla, samoin vuorkalaisten ilmoittamat toisille vuokralaisille tiedoksi annettavat sähköposti ja puhelinnumerotiedot.

 

                                           Sähköisesti käsiteltävät tiedot

 

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. tunnistautumisprosessin ja palomuurien avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan vuokraustoiminnan järjestämiseksi nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.

 

Tietoturvan taso arvioidaan vuosittain tehtävällä tietotilinpäätöksellä, jonka perusteella tehdään mahdollisesti tarvittavat korjaustoimenpiteet tietoturvan tason saattamiseksi tietosuoja-asetuksen edellyttämälle tasolle.

 

Tarkastusoikeus               Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää Rekisterinpitäjältä nähtäväksi häntä itseään koskevat henkilötiedot.

 

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

 

                                           Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus

-pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista ja

-tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle.

-muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin

 

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

 

                                           Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa

-pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

-niiltä osin, kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Peruutus ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen