TIETOSUOJASELOSTE TOIMIPAIKKAKOULUTUKSET JA MUUT KURSSIMUOTOISET PROSESSIKOULUTUKSET
Rekisterinpitäjä Kognitiivisen psykoterapian keskus Luote Oy
Erottajankatu 1-3 2. krs
00130 Helsinki
050 3631213
luote@luote.fi
Yhteyshenkilö toimitusjohtaja Susan Laitala
Rekisterin nimi Luote Oy:n asiakasrekisteri; toimipaikkakoulutukset ja muut
kurssimuotoiset prosessikoulutukset
Henkilötietojen käsittelijä, jolle tietoja luovutetaan:
Lyyti Oy Linnankatu 13 Aa 18, 20100 Turku (koulutuskalenterijärjestelmän tuottaja ja ylläpitäjä)
Kirjanpitotoimisto Balanco accountig Oy, Perintötie 2 B, 01510 Vantaa, Finland (osallistuja/laskutustiedot)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käsitelyn perusteena on sen koulutuskokonaisuuden toteuttaminen, johon rekisteröity osallistuu. Tiedot ovat tarpeellisia mm. koulutuksen suorittamiseen liittyvien tietojen välittämiseksi osallistujille, kouluttajien ja osallistujien välisen yhteydenpiton toteuttamiseksi, koulutussuuoritteiden todentamiseksi ja todistusten kirjoittamiseksi. Lisäksi niitä kaytetään koulutuksen osioiden/sisältöjen kohdentamiseksi huomioiden osallistujien työtehtävät ja aiempi koulutus.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen edellä kuvattujen toimien mahdollistamiseksi. Osallistumistiedot (henkilön identifioimistieto ja koulutuksen suoritustiedot) säilytetään 5 vuotta koulutuksen päättymisestä, turvaten osallistujien mahdollisuus saada todistus koulutuksesta tämän ajan sisällä.
Luote Oy:n pitkäkestoisissa koulutuksissa hyödynnetään Moodle-verkko-oppimisympäristöä, jonne tallennetaan koulutuksen aikataulu, ohjelma, oppimateriaali ja mahdolliset keskustelualueet. Opiskelijoille luodaan henkilökohtaiset tunnukset Moodleen. Verkko-oppimisympäristön käyttäjätunnusten luomisesta ei säilytetä erillistä henkilöluetteloa.
Rekisterin tietosisältö Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia toimipaikkakoulutuksiin liittyviä ja niiden yhteydessä kertyviä alla lueteltuja tietoja kulloisenkin tarpeen mukaisesti.
- osallistujien nimet, ammattinimikkeet, työpisteet ja työsähköpostiosoitteet/postiosoitteet/puhelinnumerot.
Muita tietoa esim. henkilökohtaista sähköpostia käsitellään rekisteröitävän eri toiveesta/pyynnöstä ko. tiedon käyttämiseeen.
Säännönmukaiset tietolähteet
Koulutukseen osallistuvien rekisteröityjen itse tai heidän työnantajansa (koulutuksen tilaajan) antamat tiedot koulutuksen toteuttamista ja koulutukseen liittyvää yhteydenpitoa varten.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä sekä Luote Oy:n toimintaa toteuttaville, ylläpitäville ja kehittäville alihankkijoille (mm. kouluttajat, kirjanpitotoimisto, it-tuki, koulutuskalenterin ja moodlen ylläpitäjä). Rekisterinpitäjä ja alihankkijat ovat sopimuksin sitoutuneet toimimaan tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.
Asiakasorganisaatioiden/koulutuksen tilaajien kanssa tehtyjen sopimusten mukaisesti osallistumistietojen luovutus tilaajaorganisaatiolle.
Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Mahdollisesti kertyvä manuaalinen aineisto säilytetään lukollisessa arkistossa.
Sähköisesti käsiteltävä aineisto
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. tunnistautumisprosessin ja palomuurien avulla. Ainoastaan koulutuksen toteuttamiseen osallistuvat nimetyt henkilöt käsittelevät tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.
Tietoturvan taso arvioidaan vuosittain tehtävällä tietotilinpäätöksellä, jonka perusteella tehdään mahdollisesti tarvittavat korjaustoimenpiteet tietoturvan tason parantamiseksi tietosuoja-asetuksen edellyttämälle tasolle.
Tarkastusoikeus Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen rekisterinpitäjältä itseään koskevat henkilötiedot.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus
- pyytää tietojen oikaisemista ja tarvittaessa saada
- korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle
- muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
- pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- niiltä osin, kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Peruutus ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle