TIETOSUOJASELOSTE SEMINAARIKOULUTUKSET
Rekisterinpitäjä Kognitiivisen psykoterapian keskus Luote Oy
PL 172
00120 Helsinki
050 3122229
luote@luote.fi
Yhteyshenkilö toimitusjohtaja Anu Varstala
Rekisterin nimi Luote Oy:n asiakasrekisteri ja kouluttaja- tai vastaava rekisteri.
Henkilötietojen käsittelijä joille henkilötietoa siirretään
Turku Flo Apps Ltd, Karjalankatu 2 A, 00520 Helsinki, Finland (koulutuskalenterijärjestelmän tuottaja ja ylläpitäjä)
Kirjanpitotoimisto GWtilit Oy, Kasarmikatu 4, 13100 Hämeenlinna, Finland (osallistuja ja laskutustiedot)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, Rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin, laskutuksen ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.
Kouluttajarekisterin tietoja käsitellään Luote Oy:n koulutustehtävien toteuttamiseksi ja sopimusten tekemiseksi Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.
Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
Henkilötietojen säilytysaika ja siirto suoramarkkinointirekisteriin
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröiden tekemän ilmoittautumisen/tilauksen ja siihen liittyvän tapahtuman/sopimuksen mahdollistamiseksi, lisäksi tietoja säilytetään 2-3 vuoden ajan, jotta osallistujan on mahdollista saada todistus osallistumisesta tapahtumaan ko. ajan sisällä. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.
Mikäli rekisteröity on joko erikseen ilmaissut haluavansa Luote Oy:n koulutustiedotteita ja muita tuotetiedotteita tai osallistunut Luote Oy:n koulutukseen eikä hän ole erikseen vastustanut markkinointia, hänen sähköpostiyhteystietonsa voidaan siirtää Luote Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.
Kouluttaja- tai vastaavan rekisterin tietoja säilytetään, kunnes rekisteröity ilmoittaa ne haluavansa poistaa tai ne ovat selkeästi vanhentuneet, eikä niitä pystytä päivittämään.
Kyselyjen tietoja säilytetään 2-3 vuotta koulutuksiin liittyen tai muiden yleisten kyselyiden, kuten toiminnan ja koulutusten kehittämiseen liittyvien kyselyiden osalta sen ajan, kun tieto on vanhentunut. Toimintaan ja kehittämiseen liittyvät kyselyt tallennetaan anonyymisti.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan osallistujia, tuotteiden tilaajia, kouluttaja- tai vastaavaan rekisteriin/kyselyyn ilmoittautuneita.
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot mm. laskutusta varten. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, tai allergiatiedot, laskutustiedot.
Kouluttajarekisteriin tai vastaavaan ilmoittautuneiden osalta lisäksi mm. työtehtäviin liittyviä pätevyys-ja toimialuetietoja.
Kyselyyn ilmoittautuneiden tiedot pääasiassa tallennetaan anonyymisti ilman henkilötietoja, ellei henkilö ole itse halunnut ilmaista omaa henkilötietoaan, esimerkiksi vapaan tekstin kysymyskenttään kirjoittamalla tunnistetietojaan.
Säännönmukaiset tietolähteet
Osallistujan/tilaajan/kouluttajarekisteriin/kyselyyn ilmoittautuneen itse ilmoittamat tiedot.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä sekä Luote Oy:n toimintaa toteuttaville, ylläpitäville ja kehittäville alihankkijoille (mm. kouluttajat, koulutuksen emäntä/isäntä ja ilmoittautumisten vastaanottaja koulutuksessa, kirjanpitotoimisto, it-tuki, koulutuskalenterin ylläpitäjä). Rekisterinpitäjä ja alihankkijat ovat sopimuksin sitoutuneet toimimaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Lisäksi rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. Palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä, reksiterinpitäjän erikseen nimeämät henkilöt ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso tarkistetaan vuosittain tietosuojatilinpäätöksen muodossa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
• pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
• tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin
• niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
• tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle